Organizar el trabajo del abogado. 7 Herramientas Gratuitas On-Line .

Organizar el trabajo del abogado

Todos los días debemos preocuparnos por organizar nuestro tiempo de forma eficiente, no dejar pasar ningún vencimiento, estar al tanto del estado de todas las causas, tener presentes todas las audiencias, etc. En fin, hay mucho que recordar y poco tiempo para organizarse sin morir en el intento.

Pero a no desesperar. Hoy en día podemos confiar en la tecnología para ayudarnos con todas estas tareas. Si bien existen sistemas pagos de gestión para estudios jurídicos, en este artículo me dedicaré a comentar sobre las herramientas gratuitas que se encuentran en internet a disposición de todos y que, personalmente, me han resultado útiles para organizar las tareas. Paso, entonces, a listar las mismas.

Evernote

Este es un software que permite organizar la información personal por medio de un sistema de “notas”. A su vez, podemos organizar esas notas en “libretas” por lo que tenemos la posibilidad de organizar a nuestra discreción la cantidad de libretas que queramos (siendo la libreta el género y la nota la especie). Entonces, por ejemplo, podemos crear una libreta para determinado cliente y todas las notas relevantes de ese cliente pueden estar incluidas en esta libreta.

No solo podemos organizar las notas en libretas, sino que, a su vez, también podemos colocar varias “etiquetas” a las notas. Esto sirve para el caso de que dos notas diferentes traten sobre un mismo tema y, por ejemplo, estén en dos libretas diferentes. Imaginemos que en la libreta del cliente A creamos una nota con sus datos personales (y la etiquetamos con “datos personales”) y en la libreta del cliente B realizamos la misma acción. Al buscar las etiquetas “datos personales” aparecerán ambas notas en nuestra búsqueda.

Esta aplicación web permite también colocar alarma a las notas para que seamos avisados de una fecha de vencimiento.

Evernote cuenta con versión de escritorio, para celulares o web por lo que podemos consultar nuestras notas en todas partes.

Link: https://evernote.com/

Trello

Esta plataforma permite crear tableros, personales o compartidos, en los que se pueden crear listas las cuales contienen tarjetas que podemos completar de la forma que queramos ya sea con texto o multimedia.

Dicho esto, la imaginación es el límite y lo digo en serio. Este software permite organizar flujos de trabajo para tareas de día a día, como por ejemplo el camino que sigue un escrito desde que es redactado hasta que es dejado en el juzgado. Así, quizás, se podría crear una lista dentro de un tablero compartido (al que tengan acceso todos los miembros del estudio que se quiera) que se llamará “redacción de escritos”. En esta lista, quien designe las tareas del estudio, podrá crear tarjetas con vencimiento. Una vez finalizada la tarea, el responsable puede pasar la tarjeta a una siguiente lista llamada “para revisar”, y luego el proceso se repite pasando por otras listas “en manos del procurador” para luego llegar a “escrito diligenciado”.

Todo ese proceso es una mera idea. Si somos abogados independientes y trabajamos de forma particular podemos crear nuestras propias listas en tableros personales.

Las posibilidades son muchas y todas nos las otorga este interesante software que se encuentra on line y que posee aplicación para dispositivos móviles.

Link: https://trello.com/

GCalendar / GDocs  / GDrive

Las cuentas Google otorgan muchas herramientas On-Line gratuitas que funcionan como un conjunto.

La primera que mencionaremos es Google Calendar. Con ella podemos llevar una agenda personal con recordatorios, eventos, vencimientos y más. Esta agenda puede ser compartida con otros usuarios que posean una cuenta Google por lo que podemos estar al tanto de todo lo que están haciendo nuestros socios del estudio siempre y cuando se lleve correctamente la agenda.

Los eventos pueden tener colores diferentes, notas, dirección y participantes lo que facilita mucho el manejo de la información.  Por ejemplo, en una audiencia podemos poner como nota los datos del expediente, el ofrecimiento que tenemos o lo que sea que nos sirva para evitar estar buscando papeles en el maletín o cartera al momento de la audiencia. Tenemos la posibilidad de configurar diferentes recordatorios para un mismo evento que pueden ser alarmas o envíos de correo a nuestra casilla de mail.

En segundo lugar hablaremos de Google Docs. Este software ofrece editor de textos y planillas de cálculo completamente integrados con la nube. Los archivos que creemos y editemos en ellos se guardan automáticamente en nuestra cuenta. Ésta ya es una gran ventaja ¿Cuántas veces hemos perdido trabajo porque se cierra el editor de textos y no pudimos guardar los cambios? Esto ya no sucede con Google Docs.

Además de esta gran característica Google Docs cuenta con todas las herramientas ya conocidas de Word y Excel de Windows (con algunos cambios por supuesto) por lo que su uso nos resulta bastante familiar.

Si así lo deseamos podemos organizar nuestros archivos creados con Gdocs en Google Drive. Esta plataforma es una de las manifestaciones de “la nube”. El concepto de la nube consiste básicamente en la existencia de nuestros archivos en una computadora remota llamada servidor. Gracias a este servicio uno puede realizar un escrito en el estudio y, si acaso quiere realizar una modificación antes de presentarlo, podrá ir a sala de profesionales, ingresar en su cuenta de Drive y modificar el escrito sin tener que redactarlo nuevamente.

Además de guardar nuestros documentos de Gdocs podemos guardar los archivos que queramos. El límite de la versión gratuita es de 15GB de espacio que es más que suficiente para archivos de texto (no así imágenes).

Una última pero no menos importante característica de Gdrive es la posibilidad de compartir carpetas con otros usuarios que tengan una cuenta Google.

Todas estas funcionalidades cuentan con una versión para celular lista para sincronizar toda la información vertida en ellas. Más de una vez he consultado los números de expediente en mi hoja de cálculo de causas guardada en mi Drive. Drive también cuenta con una versión de escritorio que consiste en una carpeta que se sincroniza con el servidor remoto y en la que encontraremos todos los archivos que hayamos colocado.

Dropbox

Conectamos nuestra mención de GDrive con Dropbox pues sus funciones son muy parecidas. Dropbox permite mantener archivos de todo tipo en un servidor remoto al igual que Google Drive y también nos otorga, gratuitamente, una cantidad de espacio para alojar nuestros archivos. Sinceramente no encuentro ventaja de uno sobre el otro ya que ambos ofrecen grandes servicios.

Dropbox tiene funcionalidades similares a Gdocs pero gracias a un acuerdo con Microsoft para utilizar el Office Online.

A los fines de no ser reiterativos en cuanto a las funcionalidades compartidas por ambos dejamos a criterio del lector la elección de la herramienta que más le convenga.

Tal y como todas las web apps que venimos mencionando, ésta posee versión para celular y escritorio.

Link: https://www.dropbox.com/

Thunderbird

Thunderbird es una maravilla y me sorprende cómo hay tanta gente que no escuchó hablar de este programa antes. Se trata de un software libre de gestión de correo electrónico y agenda ideado por los programadores del famoso explorador Mozilla Firefox.

Este software permite gestionar todos nuestros correos electrónicos en un solo lugar. Basta con realizar una configuración inicial y listo. Podremos manejar carpetas, conversaciones, mails destacados, contactos y también podremos (remotamente) gestionar agendas y recordatorios. No importa si se trata de servidores como Yahoo, Google o WindowsLive (Hotmail) o cuentas creadas en el servidor del estudio.

Este gestor de correos supera ampliamente al conocido Outlook y lo mejor de todo es que es gratis.

Otra gran ventaja es que tiene muchos complementos que le adhieren funcionalidades particulares.

Sin duda una gran elección a la hora de nuclear la organización de tareas en un solo lugar.

Link: https://www.mozilla.org/es-AR/thunderbird/